Gestión de contraseñas con AI RoboForm

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Autor: Emilio CS | Permalink

Publicado el 06-10-2004 (actualizado el 08-04-2011)

RoboForm

AI RoboForm es un gestor de contraseñas y cumplimentador de formularios. Se trata de una aplicación que nos servirá de gran ayuda para rellenar formularios y páginas de acceso a las que accedemos diariamente, como por ejemplo, el acceso al Panel de Control, el servicio de Correo Webmail, un directorio protegido por contraseña dentro de nuestro dominio, etc. RoboForm guarda las contraseñas mediante un sistema llamado FichaAcceso y encripta las contraseñas usando 3-DES (Triple DES - Data Encryption Standard).

RoboForm es GRATUITO con algunas limitaciones. Funciona bajo Windows integrándose en el navegador: Mozilla Firefox, Internet Explorer, AOL, MSN, Avant, MyIE2, Slim, y NN7.

Descarga e Instalación

Pulse en el enlace de descarga y ejecute el archivo instalador. La primera ventana muestra el acuerdo de licencia. Seleccione el idioma es-Spanish, lea el Contrato de Licencia, haga clic sobre la opción Acepto y pulse Siguiente. A continuación debemos indicar como queremos que RoboForm almacene nuestros datos. Si es la primera vez que instala RoboForm, deje marcada la opción por defecto Rellenar mi perfil personal llamado Identidad. A continuación debe especificar donde desea almacenar las FichasAcceso e Identidades del programa RoboForm y la ubicación de los archivos de instalación del mismo.

Ventana de instalación 1Ventana de instalación 2Ventana de instalación 3

Una vez finalizada la instalación podrá modificar la ubicación de las Fichas; mantenga los parámetros establecidos por defecto y pulse Siguiente. En la siguiente ventana, debe introducir la Contraseña Maestra. Esta clave protege las FichasAcceso, Identidades y las NotasSeguras. Debe memorizar esta contraseña porque es irrecuperable. Introduzca la contraseña maestra y rescríbala en el campo inferior. A continuación pulse OK.

Si usa en navegador Firefox necesitará instalar un Adaptador para Mozilla y Netscape.

Personalización de la Identidad

Si usted no tiene Identidades, RoboForm le propondrá crear nueva Identidad. En caso contrario, se mostrará la Identidad actual. Antes de finalizar la creación de la Identidad puede introducir todos los datos que consideCreación de nueva identidadre necesarios. RoboForm usará estos datos para rellenar los formularios por usted. El número de campos que puede cumplimentar es completamente opcional. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente pestaña y pulse Fin Instalación cuando haya terminado.

Una vez finalizada la instalación, RoboForm añade un icono a la barra de herramientas de su navegador. Haciendo clic sobre él, podrá mostrar u ocultar la Barra de Herramientas de RoboForm; también instala un Menú contextual, y botones de barra de herramientas estándar. Sólo uno de estos controles es necesario para controlar RoboForm, puede ocultar los controles que no necesite-- usted decide cuál. Para demostrarle lo práctica que puede llegar a ser esta aplicación a la hora de rellenar los campos de un formulario, RoboForm abre una ventana de su explorador al final de la instalación y muestra un formulario de registro junto con las instrucciones para auto cumplimentarlo. Este es sólo un formulario de ejemplo, no es necesario registrarse para utilizar RoboForm.

Trabajando con Roboform

Vamos a realizar un ejemplo práctico muy sencillo para memorizar los datos de acceso a un directorio protegido por contraseña de forma que RoboForm nos permita acceder en futuras ocasiones con un sólo clic de ratón. Para ello, se ha dispuesto un directorio protegido mediante un nombre de usuario y una contraseña:

Al acceder, lo primero que vemos es la ventana de alerta para identificarnos. Introduzca el usuario, la contraseña y pulse Aceptar. Comprobará que justo en el mismo instante que pulsa sobre el botón, RoboForm le muestra una ventana invitándole a guardar la configuración de acceso. Si lo hace, la próxima vez que quiera acceder a este directorio protegido por contraseña no tendrá que recordar la dirección url ni los accesos, tan sólo deberá hacer clic sobre FichasAcceso de la barra de RoboForm y seleccionar el nombre de acceso al que desea acceder. Vamos a continuar con el ejemplo, introduzca un nombre para este acceso y mantenga seleccionada la opción Protegido por Contraseña. Para finalizar pulse Guardar.

La próxima vez que desee acceder a esta dirección no será necesario cumplimentar el formulario de acceso de la ventana de alerta. Para ello, bastará con hacer clic sobre el botón Conexiones de la barra de herramientas de RoboForm y seleccionar el acceso correspondiente --si no ve la barra de herramientas haga clic sobre el icono RoboForm de la barra de herramientas de su navegador.

Mientras esté trabajando frente a su ordenador, podrá acceder a todos los accesos configurados en FichasAcceso. Llegados a este punto comprenderá lo peligroso que puede llegar a ser que terceras personas tengan acceso a sus directorios seguros utilizando RoboForm. Bien, comprenderlo es el primer paso para evitarlo. Si abandona su puesto de trabajo y no desea que nadie más pueda hacer uso de sus accesos personales, haga clic sobre el botón Desconectar del menú RoboFrom de la barra de herramientas. De esta forma sus contraseñas estarán a salvo. Para comprobarlo, desconecte su FichaAceso e intente acceder nuevamente al directorio protegido por contraseña; RoboFrom le mostrará una ventana de alerta solicitándole la Contraseña Maestra de su indentidad.... espero que no la haya olvidado ;-)

Consideraciones a tener en cuenta

RoboForm posee muchas otras funcionalidades y opciones de configuración como generador de contraseñas, técnicas avanzadas de cumplimentación de formularios, usuarios múltiples, etc. Para finalizar este breve manual comentaremos sólo algunas de las características más relevantes que puedan hacer práctico y seguro el uso de esta aplicación:

1. Realice una copia de seguridad periódicamente.

Recordará que durante la instalación se indicó a RoboForm la carpeta en la que almacena FichasAcceso, Identidades y las NotasSeguras (normalmente C:\My RoboForm Data). Para realizar una copia de seguridad de su Identidad y de todos los accesos configurados deberá copiar todos los archivos de este directorio. Si necesita restaurar su Identidad, copie los archivos de su backup dentro de este directorio y reinicie RoboForm. Si no recuerda donde está almacenando sus FichasAcceso vaya a la barra de herramientas RoboForm, Opciones, Datos de Usuario.

2. Elimine las contraseñas de la caché antes de cerrar RoboForm.

Cuando se introduce la Contraseña Maestra (o cualquier otra contraseña), esta queda almacenada en la memoria caché, por eso no es necesario rescribirla una y otra vez. Las contraseñas permanecen en la memoria caché mientras RoboForm esté en memoria. Para forzar a RoboForm a eliminar todas las contraseñas de la memoria caché pulse el botón Desconectar de la barra de herramientas. También puede hacer uso de la Auto-Desconexión de contraseñas y hacer que RoboForm elimine automáticamente de la memoria caché todas las contraseñas tras un período de inactividad. Puede indicar este período en el diálogo de la barra de herramientas de RoboForm Opciones, Datos de Usuario. El icono de RoboForm debe estar visible en la Barra de Tareas para que la Auto-Desconexión funcione en todas las circunstancias. El icono de Barra de Tareas es el "agente" que pulsará por usted el botón "Desconectar".

3. Sobre la información personal que almacena con RoboForm.

RoboForm almacena su información personal únicamente en el directorio indicado a tal efecto. Si borra la carpeta de datos de usuario de RoboForm de su disco duro, todos los datos confidenciales y contraseñas desaparecerán. Si los archivos de su FichaAcceso caen en manos ajenas, tendrán que romper la encriptación 3-DES, y Triple DES es casi imposible de romper. En cualquier caso, se recomienda encarecidamente que proteja su FichasAcceso con la Contraseña Maestra y mantenga siempre controlada la ubicación y el acceso a todos sus archivos.

4. Utilice una unidad de almacenamiento externo como USB, disco ZIP o disquete.

Usted puede colocar sus FichasAcceso, Identidades y NotasSeguras (conjuntamente, los Datos de Usuario) en un disco o unidad extraible usb para conseguir una mayor seguridad; cuando extrae el disco o la unidad de almacenamiento, todas sus FichasAcceso e Identidades desaparecen completamente del ordenador. La portabilidad que ofrece este sistema de trabajo es algo a tener muy en cuenta. También puede almacenar sus FichasAcceso e Identidades junto con el archivo instalador AiRoboForm.exe de forma que pueda seguir trabajando con sus contraseñas incluso en otros ordenadores.

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